5 ventajas y desventajas de las tecnologías de la información y la comunicación en los negocios

La tecnología de la información a menudo se valora en el sector empresarial debido a las recompensas inmediatas que ofrece a los usuarios. Es bueno buscar el significado de una palabra o frase y obtener la respuesta a su pregunta en cuestión de segundos. Es igualmente satisfactorio tener la capacidad de conectarse con tantas personas a la vez, independientemente de dónde se encuentre en el mundo. Sin embargo, hay más beneficios para TI de lo que uno puede ver a nivel superficial.

Las ventajas de la tecnología de la información y la comunicación son numerosas y revolucionarias por naturaleza, especialmente cuando se trata del crecimiento de los negocios y la empresa.

5 ventajas y desventajas de las tecnologías de la información y la comunicación en los negocios

¡Siga leyendo para conocer las 5 ventajas de la tecnología de la información y la comunicación en los negocios!

1. TI mejora la comunicación

Los correos electrónicos cambiaron la forma en que los empleados interactuaban entre sí durante los años 90. Muchos acudieron a America Online para transmitir mensajes y descubrieron que las respuestas a la comunicación digital eran mucho más rápidas que las de enviar una carta a alguien. Lo único que superó los viejos tiempos de la comunicación por correo electrónico fue la de una llamada telefónica.

Ahora, gracias a los teléfonos inteligentes y las redes sociales, un empleado puede obtener una respuesta de sus colegas en cuestión de segundos si utilizan los medios adecuados. La tecnología de la información también ha dado origen a la computación en la nube, que permite a los empleados acceder a información importante cuando no están en la oficina. No es necesario conectarse a un disco duro cuando utiliza el almacenamiento en la nube. El mundo de TI luego corta los pasos adicionales para hacer que la comunicación sea más rápida.

La comunicación eficiente es clave para el éxito de una empresa, y TI ayuda a agilizar la comunicación. En un vasto panorama empresarial rápidamente conectado, la contratación, el apalancamiento y la retención de empleados requieren una comunicación continua y esfuerzos de colaboración. Un beneficio crucial de TI es su capacidad para agilizar la comunicación tanto externa como internamente.

Por ejemplo, las plataformas de videoconferencia y reuniones en línea como GoToMeeting, Zoom y Skype ofrecen a las empresas el trabajo remoto en tiempo real, lo que reduce en gran medida los costos que conlleva tener clientes en el sitio o interactuar con empleados que trabajan de forma remota. Gracias a TI, las empresas pueden conectarse y comunicarse casi sin esfuerzo con consumidores y proveedores internacionales.

2. TI reduce costos

Por supuesto, cuando se habla de eliminar pasos en los negocios, existe la posibilidad de ahorrar dinero. Una de las principales 5 ventajas de la tecnología de la información es su capacidad para mantener dinero en la cuenta bancaria de su empresa. Algunas personas se asustan por la noción de TI debido a los costos iniciales que a veces se sienten abrumadores. La verdad, sin embargo, es que un sistema actualizado se amortiza en cuestión de semanas. La mejora de la comunicación por sí sola conduce a una mayor productividad y, por lo tanto, a mayores ganancias. La tecnología de la información es una inversión que todos los dueños de negocios deben perseguir.

Si bien inicialmente puede parecer costoso implementar TI, a largo plazo, sin embargo, será significativamente rentable al racionalizar los procesos gerenciales y operativos de una organización. Básicamente, la implementación de la tecnología de la información y la comunicación en los negocios permite a las empresas lograr más con menos, sin comprometer el valor o la calidad.

3. TI fomenta el pensamiento estratégico

Una mejor comunicación conduce a un pensamiento más crítico. Los empleados están menos preocupados por cómo ponerse en contacto con sus compañeros de trabajo cuando saben que pueden transmitir información a través de la nube. Por lo tanto, con el estrés de descubrir cómo comunicarse levantado, los trabajadores pueden asimilar la información compartida y crear mejores estrategias para mejorar. Una de las ventajas de la comunicación de datos es, por lo tanto, más tiempo, lo que conduce a una planificación más efectiva.

TI puede ayudar a una organización a mejorar su ventaja competitiva en el mercado, fomentando la transferencia de conocimientos y el pensamiento estratégico. Por ejemplo, al aprovechar las bases de datos de suscripción y las redes sociales, las empresas pueden organizar, interpretar y transmitir datos como nunca antes. Esto ha proporcionado a las empresas un acceso inigualable a los consumidores y clientes, ayudando a las empresas a ofrecer productos mejores e innovadores.

4. TI protege la información

Siempre habrá un lugar para los archivos tradicionales en el sector corporativo. Sin embargo, dejar un rastro de papel puede no ser la mejor idea cuando se trata de información confidencial. Los ladrones de identidad tienen una forma de tomar la información más simple, como un nombre o fecha de nacimiento y transformarla en un arma que victimiza a las personas desprevenidas. Es mejor, entonces, invertir en tecnología de la información con encriptaciones y otras medidas de seguridad que eviten que ojos no autorizados vean información clasificada.

Al proteger la información clasificada, la tecnología de la información trabaja para evitar demandas. Las víctimas de robo de identidad a menudo rastrean la fuente donde los ladrones pudieron robar información. No es raro que estas personas demanden a las empresas responsables de los daños relacionados con el delito. Su decisión de mantenerse al día con las últimas tecnologías esencialmente puede mantener a raya los honorarios legales por negligencia.

5. TI supera las barreras culturales

La diversidad es algo por lo que las corporaciones continúan luchando a pesar de las leyes en los Estados Unidos que prohíben la discriminación basada en raza, género, orientación sexual, edad y otros factores que hacen que una persona sea singularmente diferente. Lo bueno del mundo de las TI es la inteligencia artificial, que no viene automáticamente con los mismos filtros a los que los humanos están acostumbrados.

A una computadora no le importa si una persona es un hombre o una mujer si el currículum del candidato potencial cumple con los requisitos predeterminados para el trabajo. La tecnología de la información, por lo tanto, puede contribuir a la diversidad mediante el diseño de sistemas operativos.

Desventajas de la tecnología de la información y la comunicación en los negocios

1. Reducción de las oportunidades de trabajo disponibles para los seres humanos

Las organizaciones consideran que la tecnología es un mejor "empleado" cuando se utiliza en los procesos de producción del negocio. No solo se puede terminar el trabajo a tiempo, sino que también se pueden automatizar ciertos procesos para facilitar la operación. Por lo tanto, las herramientas de software tienen la capacidad de realizar tareas destinadas a empleados humanos. La implicación de esto es que se han convertido en una competencia para los humanos, ya que las empresas no ven la necesidad de contratar a tantas personas para trabajos que pueden ser llevados a cabo por menos empleados y software inteligente.

Si bien esta disminución en la demanda de mano de obra humana puede ser una buena noticia para los empleadores comerciales, sin embargo, no es ventajosa para los trabajadores humanos. Cuando se emplea tecnología en lugar de humanos, las empresas comerciales no ven la esencia de contratarlos. En consecuencia, la tasa de desempleo aumenta y la sociedad tiene más personas que luchan por alimentar a su hogar y pagar sus facturas. Por lo tanto, es importante que las empresas entiendan cómo emplear trabajadores humanos en lugar de simplemente despedirlos como resultado de los avances tecnológicos.

Por ejemplo, es mejor si las empresas comerciales pueden volver a capacitar a sus trabajadores, y después de la capacitación, los empleados deben ser reasignados para ejecutar otros roles y ocupar nuevos puestos que las máquinas no pueden. Además, es pertinente recordar que los dispositivos tecnológicos solo funcionarán de manera óptima cuando sean operados por empleados humanos calificados.

2. El avance en la tecnología ha hecho que los empleados sean antisociales

La tecnología ha introducido canales para que las personas se comuniquen entre sí sin tener que estar necesariamente dentro de la misma región. Esto es posible gracias a varias herramientas de comunicación como Skype. Como resultado, los colegas de negocios pueden celebrar reuniones de conferencias de diferentes partes del mundo.

Tan maravilloso como esto es, el problema es que la mayor parte de la comunicación humana se ha movido en línea. Mientras tanto, los empleados que han adoptado el uso de dispositivos tecnológicos para la gran mayoría de sus comunicaciones experimentan un deterioro en sus habilidades sociales. Ha habido un cambio en los comportamientos individuales porque están acostumbrados a pasar la mayor parte de su tiempo usando dispositivos tecnológicos como computadoras portátiles y teléfonos móviles.

Pero hay algo que las empresas pueden hacer para resolver el problema. No todas las conferencias y comunicaciones deben llevarse a cabo en línea. Los dueños de negocios deben organizar períodos particulares en el año en que sus empleados puedan reunirse físicamente e interactuar.

3. Dependencia excesiva de dispositivos tecnológicos

Como todos sabemos, los dispositivos tecnológicos son útiles en la automatización de procesos empresariales complicados. Esto es genial para su empresa. Sin embargo, todas las máquinas pueden averiarse en cualquier momento debido a varios factores. Cuando eso sucede, las operaciones de producción se detienen repentinamente y esto puede llevar a su negocio a un estado de pánico.

Cuando el trabajo está automatizado, las personas tienden a depender demasiado de los dispositivos tecnológicos. Como resultado, sienten que es innecesario entender cómo estos procesos se pueden llevar a cabo manualmente. Toda la operación comercial se detiene cada vez que hay un problema con los dispositivos tecnológicos. Es por eso que, como propietario de un negocio, no debe permitir que sus operaciones dependan únicamente de aplicaciones tecnológicas.

Capacite a sus trabajadores para que sepan qué hacer cuando las aplicaciones tecnológicas no funcionen correctamente. Además, debe tener manuales completos que especifiquen qué se debe hacer para arruinar las operaciones comerciales y de la empresa en el caso imprevisto de una falla del dispositivo.

4. Costos de implementación y cumplimiento normativo

Se necesita tiempo y dinero para implementar nuevas soluciones. Por lo general, los servicios empresariales se interrumpen a medida que se implementan nuevas fases de las operaciones. Se necesita capacitación adicional de los empleados y los clientes pueden tener que soportar una disminución en la calidad del servicio durante el proceso de implementación.

Las organizaciones suelen contratar contratistas externos para ejecutar la implementación de nuevas soluciones de hardware y software. Si bien las soluciones de tecnología de la información se han vuelto menos costosas con las mejoras en la tecnología, las organizaciones que tienen amplios requisitos de cumplimiento deben asegurarse de cumplir con todas las regulaciones o correrán el riesgo de acciones legales y sanciones.

5. Cada vez más regulaciones de datos

En el mundo moderno, la información es un gran negocio. Esta es la razón por la cual la protección de datos y su uso ético son de suma importancia para las autoridades reguladoras y los legisladores. Los propietarios de empresas no pueden permitirse ignorar lo que implica la protección de datos del cliente. Algunos sectores tienen regulaciones mucho más altas que otros, como los servicios financieros y las industrias de la salud, porque en sus operaciones comerciales diarias, estas empresas acumulan información privada y sensible de pacientes y clientes.

Sin embargo, solo porque seas dueño de una tienda de moda no significa que estés libre de regulaciones. La forma en que manejas las listas de correo electrónico; el proceso de confirmar la edad de las personas sobre las que recopila información; y cómo administra los datos de las tarjetas de crédito está regulado. Tener preparación y adoptar un protocolo estándar es clave para proteger a su empresa y a sus clientes.

Reflexiones finales

Las explicaciones anteriores son solo algunas de las ventajas y desventajas de usar las TIC en los negocios. La buena noticia es que hay procedimientos y políticas que puede implementar como propietario de un negocio para remediar los contras. En general, a medida que su empresa adopta el uso de la tecnología de la información y la comunicación en los negocios, prepárese para abordar también los efectos negativos.